Themeninformation: Pflicht zur E-Rechnung

Die Einführung der E-Rechnung ist Teil des kürzlich verabschiedeten sog. Wachstumschancengesetzes. Gesetzliche Änderungen zur E-Rechnung betreffen im Wesentlichen das Umsatzsteuergesetz sowie die Umsatzsteuerdurchführungsverordnung.

Die deutschlandweite Einführung der E-Rechnung ist der erste Schritt auf dem Weg zur Implementierung in der gesamten EU, verbunden mit einem elektronischen Meldesystem (ViDA). Dieses soll nach derzeitigem Stand zwischen 2028 und 2032 eingeführt werden. Ziel soll eine schnellere und kostengünstigere Bearbeitung umsatzsteuerrelevanter Sachverhalte auf Unternehmens- und Behördenseite durch Einführung digitaler Strukturen sein. Weiterhin soll ein in Echtzeit arbeitendes Meldesystem Umsatzsteuerkriminalität zurückdrängen. Durch Steuerbetrug verursachte Schäden belaufen sich nach Schätzung der EU-Kommission jährlich allein für innergemeinschaftliche Geschäfte auf 50 bis fast 100 Mrd. €. Dies sind Beträge, die den Haushalten der Mitgliedsländer fehlen. Andere EU-Mitgliedsstaaten wie z.B. Italien und Spanien nutzen bereits E-Rechnungen und auch Echtzeit-Umsatzdaten. Seither wurde in den Ländern ein Rückgang der Umsatzsteuerkriminalität festgestellt.

Zudem soll die Umstellung auf E-Rechnungswesen, nach Berechnungen diverser Anbieter, Kosten pro Rechnung in Höhe von 6,70 € einsparen.

Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung erfolgt stufenweise und es gibt bis zum 31.12.2027 Übergangsfristen.

Ab dem 1.1.2025 gilt grundsätzlich der Vorrang der E-Rechnung. Eine „E-Rechnung“ liegt per neuer Definition jedoch nur vor, wenn sämtliche Angaben auf und in einer Rechnung in einem strukturierten elektronischen Datensatz eines zulässigen Formats ausgestellt, elektronisch übermittelt und empfangen werden können. Hierfür müssen Sender und Empfänger eine technische Ausstattung nebst Datenverarbeitung und Archivierung vorhalten und nutzen.

Damit eine Rechnung als „E-Rechnung“ zulässig ist, muss sie nach der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung ausgerichtet sein. Dies beinhaltet die Einhaltung der Richtlinie RL 2014/55/EU und der entsprechenden Syntaxen, die in der CEN-Norm EN 16931 festgelegt sind. Diesen Anforderungen entsprechen aktuell die beiden wesentlichen Formate in Deutschland, die von Behörden und Unternehmen genutzt werden, die „XRechnung“ und „ZUGFeRD“. Beide sind XML-basiert. Diese Formate werden auch nach einer europaweiten Einführung und Anbindung nach 2028 genutzt werden können. Es können aber auch künftig neue Formate entwickelt werden, soweit sie den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.

Die weitere Nutzung des häufig in der Wirtschaft verwendeten EDI-Verfahrens ist auch weiterhin rechtskonform. Hierbei handelt es sich um eine sichere elektronische Datenübermittlung, bei welcher die Daten zwischen den Beteiligten direkt ausgetauscht werden, wobei die Datenverarbeitungsanlagen zwischen Sender und Empfänger aufeinander abgestimmt sein müssen. Bei diesem Format wird es bei Einbindung in das europäische System voraussichtlich notwendig sein, Anpassungsarbeiten vornehmen zu lassen. Eine Extrahierung in eine rechtskonforme Syntax muss allerdings möglich sein.

Vereinfacht lässt sich „XRechnung“ als den Standard der öffentlichen Verwaltung zuordnen, während das in der Wirtschaft gängige Format „ZUGFeRD“ ist. Wer sein Rechnungswesen auf E-Rechnung umstellen lässt, hat innerhalb des Programms in der Regel die Möglichkeit, das jeweilige Format auszuwählen. So ist es möglich, Rechnungen in dem für den Geschäftspartner erforderlichen Format zu empfangen oder zu versenden. Bei „XRechnung“ handelt es sich um eine rein maschinenlesbare Rechnung, während „ZUGFeRD“ eine Kombination aus maschinenlesbarer Rechnungsdatei und für das menschliche Auge lesbare, PDF-Dokument darstellt.

Alle übrigen Rechnungen, z.B. Papierrechnungen, PDF-Dokumente oder Word-Dokument stellen dann „sonstige Rechnungen“ dar.

Achtung: Bis zum 31.12.2024 gilt ein PDF-Dokument noch als elektronische Rechnung, ab dem 1.1.2025 jedoch nicht mehr. Dies liegt darin begründet, dass der Gesetzgeber selbst den Begriff „elektronische Rechnung“ neu definiert hat.

Die verpflichtende E-Rechnung wird für steuerbare und steuerpflichtige inländische Umsätze im B2B-Bereich eingeführt. Ausländische Unternehmen, die eine Betriebsstätte in Deutschland unterhalten, von der aus Umsätze generiert werden, die dem deutschen Umsatzsteuergesetz unterliegen, sind ebenfalls betroffen. Im Zweifelsfall sollte steuerliche Beratung hierzu eingeholt werden.

• Alle Unternehmen ohne Ausnahme müssen ab 1.1.2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.
• Der Versand von E-Rechnungen wird ebenfalls grundsätzlich für alle Unternehmen zur Pflicht.

Abgemildert werden die Pflichten durch Übergangsregelungen:

• Jedes Unternehmen im B2B-Verkehr darf ab 1.1.2025 E-Rechnungen versenden, bis zum 31.12.2026 dürfen auch weiterhin Papierrechnungen, PDF-Rechnungen etc. versendet werden, allerdings nur noch mit Einwilligung des Empfängers
• Ab dem 1.1.2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden.
• Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 € dürfen bis zum 31.12.2027 noch sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) versenden. Ab dem 1.1.2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden und empfangen.

Achtung: Nach derzeitigem Kenntnisstand müssen auch Unternehmer, die selbst nur steuerfreie Leistungen erbringen, künftig in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu archivieren, z.B. Ärzte und auch Vermieter. Weiterhin dürfte es auch für die Betreiber von Photovoltaikanlagen gelten, unabhängig davon, ob sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen oder nicht. Hier wird zeitnah eine Klarstellung des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) erwartet.

Die E-Rechnungspflicht gilt nicht für

• steuerfreie Lieferungen und Leistungen
• Kleinbetragsrechnungen unter 250 €
• Fahrausweise
• Privatkundengeschäfte (B2C)
• Abrechnung mittels Gutschrift. Ebenso bleibt die Möglichkeit bestehen, dass ein externer Dritter die Rechnung im Auftrag und auf Rechnung des leistenden Unternehmers ausstellt.

Wer dem Grunde nach umsatzsteuerfreie Umsätze ausführt, sich aber freiwillig für die Umsatzbesteuerung entschieden hat, die sog. Umsatzsteuer-option, ist ebenfalls verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen, zu versenden und zu archivieren; z.B. der Vermieter, der Büroräume an ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen vermietet. Der Mietvertrag gilt künftig nicht mehr als Rechnung.

Bei der Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung sind verschiedene gesetzliche und organisatorische Anforderungen zu beachten, um die steuerliche Anerkennung sicherzustellen. Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst, die Unternehmen berücksichtigen sollten:

• Zustimmung des Empfängers: Die Zustimmung zur elektronischen Übermittlung kann explizit oder stillschweigend erfolgen, zum Beispiel durch die Bezahlung einer elektronischen Rechnung. Bei Endverbrauchern bleibt deren Zustimmung Voraussetzung für die elektronische Rechnungstellung. Im B2B-Bereich ist die elektronische Rechnungsstellung nicht von einer Zustimmung des Rechnungsempfängers abhängig.
• Unternehmen müssen ein internes Kontrollverfahren (Prüfpfad) etablieren, idealerweise elektronisch, um Medienbrüche zu vermeiden. Eine manuelle Kontrolle ist ebenfalls zulässig. Da auch bei Papierrechnungen die Einhaltung gesetzlicher und inhaltlicher Vorgaben gewährleistet sein muss, dürfte sich hier zunächst für die Buchhaltung kein umfangreicher Handlungsbedarf ergeben.
• Echtheit und Unversehrtheit: Die Identität des Rechnungsausstellers muss eindeutig sein und der Inhalt der Rechnung darf nicht verändert werden. Elektronische Rechnungen müssen mit aktuellen Medien lesbar sein.
• Datenspeicherung: E-Mails oder andere Daten, die den Rechnungseingang belegen, müssen gespeichert werden, idealerweise in einem separaten Verzeichnis für Ein- und Ausgangsrechnungen.
• Web-Download: Beim Herunterladen von E-Rechnungen muss der Eingang dokumentiert werden. Eine reine E-Mail-Benachrichtigung reicht nicht aus.
• Archivierungsbedingungen: Elektronische Rechnungen müssen in ihrem ursprünglichen Format für mindestens 10 Jahre (neu: 8 Jahre ab Inkrafttreten des Wachstumschancengesetzes) archiviert werden, wobei ein Ausdrucken nicht ausreicht. Eine Umbenennung für interne Zwecke ist zulässig.
• Alle E-Rechnungen müssen die Mindestrechnungsangaben des Umsatzsteuergesetzes enthalten, also die gleichen, die auch für traditionelle Papierrechnungen gelten.
• Externe Buchhaltung: Bei ausgelagerter Buchhaltung muss der externe Dienstleister über die elektronische Rechnungsstellung informiert und nach weiteren notwendigen Maßnahmen gefragt werden.

Hinweis: Das BMF prüft gerade, ob Unternehmen vor dem 1.1.2025 ein kostenloses Angebot zur Erstellung und Visualisierung von E-Rechnungen zur Verfügung gestellt werden kann. Dies ist derzeit noch nicht entschieden, könnte aber für Unternehmen interessant sein, die über keine e-rechnungsfähige Software verfügen.

Aktuell ist es noch so, dass das Umsatzsatzsteuergesetz der Papierrechnung den Vorrang einräumt. Die Rechnung z.B. in Form eines PDF-Formats gilt noch als elektronische Rechnung. Wer diese nutzt und auch inhaltlich sämtliche Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes einhält, kann als unternehmerischer Rechnungsempfänger die Umsatzsteuer noch als Vorsteuer ziehen.

Achtung: Eine Rechnung im PDF-Format oder einem anderen Bildformat gilt künftig allerdings nicht mehr als elektronische Rechnung.

Das Umsatzsteuergesetz unterscheidet ab dem 1.1.2025 zwischen der elektronischen Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt oder empfangen wird und der „sonstigen Rechnung“. Bei der „sonstigen Rechnung“ handelt es sich um in Papierform empfangene oder übermittelte Rechnungen sowie digitale Formate wie z.B. PDF- oder word-basierte digitale Rechnungen, die nicht der EU-Richtlinie 2014/55/EU bzw. dem hierauf basierenden CEN-Format EN 16931 entsprechen. Die Rechnung z.B. im PDF-Format ist künftig somit eine „sonstige Rechnung“ und ab 2028 nur noch zulässig im Kleinbetragsbereich, im B2C-Kundenbereich und im Geschäftsverkehr mit Geschäftspartnern aus Drittländern. Nach derzeitigem Rechtsstand ist die Nutzung sonstiger Rechnungen auch im Geschäftsverkehr mit anderen EU-Mitgliedstaaten zulässig. Wie bereits eingangs erwähnt, plant die EU perspektivisch zwischen 2028 und 2032 noch weitergehende Maßnahmen zwischen den EU-Mitgliedstaaten, sodass davon auszugehen ist, dass dann auch insoweit eine Verpflichtung zur Nutzung der E-Rechnung bestehen wird.

Als Unternehmer oder Verantwortlicher eines Unternehmens besteht die Verpflichtung zur Umstellung des betrieblichen Rechnungswesens auf elektronischen Rechnungsempfang bzw. Rechnungserstellung und -versand und rechtskonforme Nutzung.

Wer dieser Verpflichtung nicht nachkommt oder gegenüber Geschäftspartnern im Rahmen der Rechnungsstellung ein nicht zugelassenes Rechnungsformat verwendet, wird umsatzsteuerlich so behandelt als habe er keine Rechnung erstellt. Damit wird nicht nur der Vorsteuerabzug für den jeweiligen Geschäftspartner unzulässig, sondern das Unternehmen begibt sich in die Gefahr, dass ein Ordnungswidrigkeitsverfahren gegen dieses eingeleitet wird.

Bußgelder können in diesem Fall in Höhe von bis zu 5.000 € festgesetzt werden.